Dans un projet de construction, les documents techniques circulent entre de nombreux intervenants : entreprises, maîtrise d’œuvre, bureaux d’études ou maîtrise d’ouvrage.
Plans d’exécution, fiches techniques ou documents d’entreprises doivent être validés avant leur mise en œuvre sur le chantier.
Sans outil adapté, le circuit de validation des documents peut rapidement devenir difficile à gérer:
- multiplication des emails
- confusion entre différentes versions de documents
- manque de visibilité sur l’état des validations
- retards dans les prises de décision
- suivi chronophage et source d’erreurs
Un outil de gestion documentaire permet de structurer ce circuit de validation et de sécuriser les échanges entre les acteurs du projet, tout en apportant un gain de temps non négligeable pour le gestionnaire.
C’est l’objectif de la fonctionnalité Visa d’ArchiLid.
1. Un circuit de validation prédéfini pour faciliter le dépôt des documents
Avec ArchiLid, les entreprises peuvent déposer leurs documents directement sur la plateforme. Le dépôt est simple et rapide, car le circuit de validation est déjà prédéfini par l’administrateur du projet.
Les entreprises n’ont donc pas a sélectionner leurs approbateurs. Cela évite les erreurs d’acheminement et facilite la gestion documentaire dès le dépôt du document.
Les approbateurs intégrés dans le circuit peuvent ensuite :
- consulter les documents en ligne
- annoter les fichiers
- viser les documents
- consulter l’historique
- consulter les visas des autres approbateurs
En cas de refus, le document est renvoyé pour correction à l’entreprise.
2. Gestion des indices et des versions des documents
Lorsqu’une correction est demandée à l’entreprise, celle-ci émet un nouveau document à destination des approbateurs. Avec ArchiLid, l’entreprise émet le document corrigé, en incrémentant naturellement l’indice du document en cours. Cela permet d’avoir un état d’avancement constamment à jour !
Chaque nouvelle version :
- est intégrée dans le circuit de validation en incrémentant l’indice du document
- réinitialise les demandes d’approbation
- conserve l’historique des versions précédentes
La conservation d’un historique permet de :
- suivre l’évolution des documents
- retrouver facilement une version antérieure
- garantir une traçabilité complète des modifications
Les équipes disposent ainsi toujours de la bonne version du documentpour travailler, tout en conservant un accès aux modifications et corrections apportées.
3. Une nomenclature des documents standardisée
Afin de structurer la gestion documentaire du projet, l’administrateur peut définir une nomenclature de nommage commune à l’ensemble des documents.
Cette standardisation permet :
- d’harmoniser les formats et les intitulés
- de simplifier l’identification des documents
- de réduire considérablement les problématiques de caractères spéciaux ou de taille de nom de fichiers.
4. Un suivi du circuit de validation en temps réel
ArchiLid intègre également un système de notifications automatiques, paramétrable selon plusieurs critères. Les utilisateurs sont alors informés lorsqu’une action est requise :
- document à valider
- correction à émettre
- échéance de validation
- retard
Un tableau de synthèse permet de suivre l’état du circuit de validation en temps réel. Les responsables de projet peuvent ainsi identifier rapidement :
- les documents en attente
- les validations en cours
- les éventuels points de blocage.
5. Export des tableaux de synthèse en PDF ou Excel
Pour faciliter le suivi du projet, ArchiLid permet d’exporter les tableaux de synthèse en PDF ou en Excel. Ces exports permettent notamment :
- de partager l’état des validations lors des réunions de chantier
- d’analyser l’avancement des transmissions et approbations
- d’intégrer facilement les données dans des comptes rendus
- de conserver une trace documentaire du suivi des validations.
6. Des bordereaux de validation générés automatiquement
Afin de renforcer la traçabilité, ArchiLid génère automatiquement des bordereaux de validation. Ces documents récapitulent :
- les visas réalisés (mention, commentaire, date)
- les éventuelles annotations apportées
Ils constituent un support fiable pour les suivis de projet, audits ou comptes rendus de chantier.
Vous souhaitez optimiser le processus de validation de vos documents ? Programmez votre démo avec ArchiLiddès aujourd’hui pour découvrir comment la fonctionnalité Visa peut améliorer la gestion de vos projets de construction.
FAQ – Circuit de validation des documents chantier
Qu’est-ce qu’un circuit de validation des documents dans le BTP ?
Le circuit de validation correspond au processus par lequel un document est vérifié et validé par différents acteurs du projet avant d’être utilisé sur le chantier.
Pourquoi gérer le visa des documents avec un outil dédié ?
Un outil permet de :
- centraliser les documents
- assurer la traçabilité des validations
- suivre l’avancement des visas en temps réel
- éviter les erreurs de version.
Comment suivre les validations des documents sur un chantier ?
Une plateforme de gestion documentaire comme ArchiLid permet de visualiser l’état des validations via des tableaux de synthèse, exportables en PDF ou en Excel.